Privacy-informatie voor werknemers

Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor de gegevens van je werknemers in PlusTime en moet jij hen informeren. Gebruik deze modeltekst als vertrekpunt en laat ze nakijken door je sociaal secretariaat of adviseur. Dit is geen juridisch advies.

Checklist voor de invoering

• Pas zo nodig je arbeidsreglement aan, volgens de procedure daarvoor. De clausule-generator geeft je een voorbeeldtekst.
• Heb je een ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, ga dan na welke informatie en welk overleg nodig is, bijvoorbeeld onder cao nr. 39 (nieuwe technologieën).
• Bezorg de tekst hieronder aan elke werknemer, zodat die ze ook echt te zien krijgt.
• Neem de verwerking op in je eigen register van verwerkingen.
• Gebruik je de prikklok of de kiosk, kies dan wie het aanwezigheidsoverzicht ziet en beperk dat tot wie het nodig heeft.

Modeltekst

Registratie van je arbeidstijd

[Naam onderneming], [adres], is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens in de toepassing PlusTime. Vragen stel je aan [naam of e-mailadres].

Waarom? We registreren je arbeidstijd om te voldoen aan onze verplichtingen als werkgever, om je loon correct te berekenen en om de planning te organiseren. De grond is onze wettelijke verplichting, de uitvoering van je arbeidsovereenkomst en ons gerechtvaardigd belang om het werk te organiseren.

Welke gegevens? Je naam, e-mailadres, rol, uurrooster, gewerkte uren, pauzes, afwezigheden en hun code, aanvragen, quota, overuren, wijzigingen met tijdstip, auteur en reden, en je IP-adres bij een bevestiging. Als we de prikklok gebruiken: de tijdstippen waarop je in- en uitklokt en pauzeert, en of dat via de kiosk gebeurde. Je pincode is voor niemand leesbaar. PlusTime verwerkt geen vingerafdrukken of andere biometrische gegevens, geen foto's en geen gps-locatie.

Wie ziet ze? Je leidinggevende en de personen die de lonen verwerken, ieder enkel wat nodig is. Ook [naam sociaal secretariaat] krijgt de gegevens die nodig zijn voor je loon. Axpeco B.V. levert PlusTime als onze verwerker en werkt met subverwerkers, onder wie Microsoft in de Europese Unie. Een beperkt deel kan in de Verenigde Staten verwerkt worden, met de wettelijke waarborgen.

Hoe lang? We bewaren je gegevens [termijn, bijvoorbeeld 5 jaar], of langer als de wet dat vraagt.

Je rechten. Je kunt je gegevens in PlusTime inkijken en vragen om inzage, verbetering, wissing, beperking of overdracht, en bezwaar maken, voor zover de wet dat toelaat. Je kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.