Verwerkersovereenkomst PlusTime
Versie 2026-11-v2
1. Rollen
De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn werknemers. PlusTime (Axpeco B.V., ondernemingsnummer BE 1001.385.042) is verwerker in de zin van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Voorwerp, aard en duur
PlusTime verwerkt de gegevens enkel om de dienst PlusTime te leveren: bewaren, tonen, berekenen, exporteren en mailen van gegevens over arbeidstijd, uurroosters en afwezigheden, en de ondersteuning en beveiliging daarvan. De verwerking loopt zolang de overeenkomst loopt en daarna voor de termijn in artikel 11.
3. Gegevens en betrokkenen
- Betrokkenen: werknemers en andere gebruikers die de klant toevoegt.
- Gegevens: naam, e-mailadres, rol, taal, externe referenties, uurroosters, gewerkte uren, pauzes, afwezigheden en hun reden (code), aanvragen, quota, overuren en toeslagen, wijzigingen met tijdstip en reden, IP-adres bij een bevestiging.
- Bij gebruik van de prikklok: tijdstip van in- en uitklokken en van pauzes, of dat via de kiosk of offline gebeurde, of een einde manueel aangepast werd, en de huidige aanwezigheidsstatus. De pincode wordt enkel als onomkeerbare hash bewaard.
- PlusTime verwerkt geen biometrische gegevens, geen foto's en geen gps-locatie.
- Geen bijzondere categorieën van gegevens, behalve wat de klant zelf als reden van een afwezigheid registreert (bv. ziekte, zonder medische details). De klant voert geen medische details in vrije tekstvelden in.
4. Instructies
PlusTime verwerkt de gegevens enkel volgens de schriftelijke instructies van de klant, waaronder deze overeenkomst en het gebruik van de toepassing, ook wat de doorgifte aan derde landen betreft. Dat geldt niet als een wettelijke verplichting PlusTime tot iets anders dwingt; PlusTime meldt dat dan vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. PlusTime meldt het meteen als een instructie volgens haar in strijd is met de AVG.
5. Geheimhouding
Wie bij PlusTime toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht. Toegang tot gegevens van een klant gebeurt enkel als dat nodig is voor de dienst, voor een storing of op vraag van de klant.
6. Beveiliging
PlusTime neemt passende technische en organisatorische maatregelen zoals beschreven in bijlage 2. PlusTime mag ze aanpassen, zolang het beschermingsniveau niet daalt.
7. Subverwerkers
De klant geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in bijlage 1. PlusTime legt hun dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de klant aansprakelijk voor hun prestaties. PlusTime meldt een nieuwe of vervangende subverwerker 30 dagen vooraf per e-mail. De klant kan zich daartegen om een gegronde reden verzetten; vinden de partijen geen oplossing, dan kan de klant de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum van de wijziging.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
De gegevens worden in de Europese Unie opgeslagen. Een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt enkel zoals vermeld in bijlage 1, met een passende waarborg volgens hoofdstuk V van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
9. Bijstand
PlusTime helpt de klant, voor zover redelijk en rekening houdend met de informatie waarover ze beschikt, bij verzoeken van betrokkenen, bij de beveiliging, bij meldingen van inbreuken, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een voorafgaande raadpleging. Een verzoek dat PlusTime rechtstreeks van een betrokkene krijgt, geeft ze door aan de klant zonder er zelf op in te gaan.
10. Datalekken
PlusTime meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en ten laatste binnen 48 uur nadat ze ontdekt werd, met de informatie die de klant nodig heeft voor zijn eigen melding: de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en personen, de vermoedelijke gevolgen en de genomen maatregelen. Wat nog niet bekend is, volgt zodra het bekend is.
11. Einde
Bij het einde van de overeenkomst kan de klant zijn gegevens exporteren gedurende 30 dagen, of langer als dat volgt uit de overstapregeling in de algemene voorwaarden. Daarna verwijdert PlusTime de gegevens binnen 30 dagen, behalve wat PlusTime wettelijk moet bewaren. Back-ups verdwijnen vanzelf bij hun gewone rotatie, ten laatste 35 dagen later.
De bewaartermijn van de tijdsregistratie is een verplichting van de klant. PlusTime bewaart de gegevens zolang de overeenkomst loopt en niet daarna: de klant exporteert vóór het einde wat hij langer moet bijhouden.
12. Audit
PlusTime geeft de klant de informatie die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen. De klant kan, op eigen kosten en na een redelijke aankondiging, zelf of via een onafhankelijke auditor nagaan of PlusTime deze overeenkomst naleeft. Hij doet dat zonder de dienst te verstoren en met respect voor de vertrouwelijkheid van andere klanten.
13. Gegevens waarvoor PlusTime verantwoordelijke is
Voor de contactgegevens van de klant, de inschrijving, het bewijs van de aanvaarding, de facturatie en de beveiliging van haar eigen systemen is PlusTime zelf verwerkingsverantwoordelijke. Het privacybeleid op plustime.be legt dat uit.
14. Aansprakelijkheid en voorrang
De aansprakelijkheid onder deze overeenkomst volgt de algemene voorwaarden, zonder afbreuk aan de rechten van betrokkenen. Bij tegenstrijdigheid over persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor.
Bijlage 1: subverwerkers
- Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure): hosting, databank, opslag, sleutelbeheer, verzenden van e-mails en technische logs (Application Insights). Locatie: Europese Unie.
- Enkel als de klant ze gebruikt: Google (aanmelden met Google en de agendakoppeling) en Microsoft Entra ID (aanmelden met Microsoft). Mogelijke doorgifte naar de Verenigde Staten, onder het EU-US Data Privacy Framework.
Het sociaal secretariaat of andere ontvangers aan wie de klant zelf gegevens exporteert, zijn geen subverwerkers van PlusTime.
Bijlage 2: technische en organisatorische maatregelen
- Versleuteling tijdens het transport (TLS) en in rust (databank en opslag).
- Gegevens per klant gescheiden in de toepassing, toegangscontrole per rol. Het aanwezigheidsoverzicht is enkel zichtbaar voor loonverwerking en beheerders.
- Wachtwoorden, pincodes en kiosksleutels enkel als hash. Na vijf foute pincodes wordt de toegang 15 minuten geblokkeerd.
- Een logboek van wijzigingen aan registraties, met tijdstip, auteur en reden.
- Geheimen in een beveiligde sleutelkluis, buiten de broncode.
- Databank enkel bereikbaar via een firewall. Toegang voor beheer gebeurt met afzonderlijke accounts, met enkel leesrechten waar dat volstaat.
- Automatische back-ups, geografisch gespreid binnen de Europese Unie.
- Technische logs worden 90 dagen bewaard, met gemaskeerde IP-adressen.